Воскресенье, 01 августа 2021 года

Вы здесь: Главная ВЛАСТЬ Администрация Отделы Общий отдел

Начальник общего отдела – Смолкина Маргарита Сергеевна

(каб. 214, тел. 6-28-18)

Главный специалист – Петровская Татьяна Николаевна 

(каб.216, тел 6-28-64)

Специалист – Мамедова Светлана Набиевна

(каб.216, тел. 6-28-38, факс 6-28-22)

Документовед - Алмазова Нина Ивановна

(каб.216, тел 6-28-38, факс 6-28-22)

Документовед – Петрова Тамара Николаевна

(каб.219а, тел 6-28-59)

Документовед – Ялова Екатерина Вадимовна

(каб.219а, тел 6-28-59)

Документовед – Баскакова Эмилия Васильевна

(каб.219а, тел 6-28-59)


Функции и задачи отдела:

- основными целями общего отдела является: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления и техническое обеспечение деятельности главы Сосновоборского городского округа и заместителей главы администрации;

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования и работы со служебными документами;

- выдача документов и материалов в соответствии с резолюцией главы Сосновоборского городского округа, заместителей главы администрации - специалисту, назначенному ответственным за работу с ними;

- регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование главы Сосновоборского городского округа и его заместителей об исполнительской дисциплине;

- организация компьютерного изготовления, оперативное размножение документов, отправка и принятие документов по факсимильной связи, изготовление бланков документов администрации Сосновоборского городского округа;

- разработка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел администрации, согласование номенклатуры дел с главой Сосновоборского городского округа;

- обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составление сводных описей за год дел постоянного хранения на основании описей дел комитетов, структурных подразделений администрации (спустя два года после завершения их делопроизводством), подготовка и передача дел в архивный отдел, составление актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке;

- регистрация поступающих на рассмотрение проектов договоров и организация согласования договоров администрации Сосновоборского городского округа;

- прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (постановлений, распоряжений), для представления их на подпись (визирование) руководителю администрации, комитета или структурного подразделения;

- проверка правильности оформления проектов. Осуществление редактирования, печатания, оформления, размножения, регистрация, перевод электронной версии документа в электронный архив (в системе управления "Эффект Офис"); - организация работы по заявлениям, предложениям и жалобам граждан;

- осуществление контроля за своевременным и правильным рассмотрением писем и обращений граждан. Подготовка обобщенных ответов в вышестоящие организации, заявителям и в средства массовой информации;

- регистрация, контроль за исполнением документов, поступающих из Совета депутатов и постоянно действующих комиссий Совета депутатов Сосновоборского городского округа, от депутатов Законодательного Собрания Ленинградской области;

- регистрация, контроль исполнения поручений главы Сосновоборского городского округа Ленинградской области;

- организация работы по личному приему граждан главой администрации и его первым заместителем;

- учет рекомендаций, данных во время приема руководством администрации и контроль за их выполнением;

- разработка совместно с соответствующими подразделениями администрации мероприятий по совершенствованию форм, методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в администрации Сосновоборского городского округа;

- проведение учебы по делопроизводству один раз год;

- взаимодействие с представителями средств массовой информации, в том числе передача им запрашиваемой служебной информации, копий документов или материалов, осуществляется при согласовании с главой Сосновоборского городского округа или заместителем главы администрации по безопасности, правопорядку и организационным вопросам;

- регистрация документов, присланных по электронной почте из Правительства Ленинградской области, и рассылка их согласно резолюции главы Сосновоборского городского округа;

- регистрация и рассылка, согласно визы главы Сосновоборского городского округа, областных законов и постановлений, распоряжений Губернатора Ленинградской области;

- подготовка ежемесячных календарных планов организационно-массовых мероприятий администрации Сосновоборского городского округа.

Общий отдел работает в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями и комитетами администрации, Советом депутатов, органами государственной власти, предприятиями, организациями, учреждениями, независимо от форм собственности по вопросам, касающихся делопроизводства.