Начальник общего отдела – Смолкина Маргарита Сергеевна
(каб.214, тел. 6-28-18)
Главный специалист – Петровская Татьяна Николаевна
(каб.216, тел. 6-28-64)
Специалист – Мамедова Светлана Набиевна
(каб.216, тел. 6-28-38, факс 6-28-22)
Документовед – Бескровная Зинаида Владимировна
(каб.216, тел. 6-28-64)
Документовед – Петрова Тамара Николаевна
(каб.219а, тел. 6-28-59)
Документовед – Баскакова Эмилия Васильевна
(каб.219а, тел. 6-28-59)
Документовед – Татищева Наталья Сергеевна
(каб.219а, тел. 6-28-59)
________________________________________
Задачи и полномочия отдела:
Основными задачами общего отдела администрации является организация работы с документами в администрации Сосновоборского городского округа. Разработка правил подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения служебных документов и приложенных к ним материалов несекретного характера, порядка рассмотрения обращений граждан, должностных лиц и организаций в администрации Сосновоборского городского округа, а также организационно-методическое руководство делопроизводством.
Общий отдел администрации осуществляет следующие полномочия:
1. Обработка документов от физических и юридических лиц поступающих в адрес администрации, отправляемых и внутренних документов. Регистрация и информационно-справочная работа по документам.
2. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, исполнения и оформления документов в установленный срок.
3. Осуществление контроля правильности оформления документов, представляемых на подпись главе администрации и его заместителям.
4. Организация работы по заявлениям, предложениям и жалобам граждан. Организация и ведение личных приемов граждан главой администрации.
5. Регистрация и согласование проектов муниципальных правовых актов администрации (постановлений администрации, распоряжений администрации), а также проектов муниципальных контрактов. Проверка правильности оформления проектов муниципальных правовых актов и подготовка их на подпись главе администрации.
6. Осуществление оформления, изготовления копий, регистрации, перевод электронной версии нормативного акта (постановление, распоряжение) в электронный архив (в системе «Управления документами»).
7. Осуществление мониторинга и составление оперативной отчетности, характеризующей состояние делопроизводства администрации Сосновоборского городского округа. Информирование главы администрации и его заместителей об исполнительской дисциплине.
8. Организация работы по составлению ежемесячных тематических и календарных планов администрации Сосновоборского городского округа.
9. Организация работы по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Ленинградской области и заверение нормативных правовых документов, усиленной квалифицированной электронной подписью.
10. Методическое руководство и организация работы по составлению заявок на оформление подписки в администрации Сосновоборского городского округа.
11. Организация работы по разработке и исполнению порядка проведения на территории муниципального образования Сосновоборский городской округ Ленинградской области публичных мероприятий.
12. Подготовка заявок в газету «Маяк» для опубликования (обнародования) нормативных правовых актов, а также иных документов администрации Сосновоборского городского округа.
13. Разработка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел, согласование и утверждение номенклатуры дел.
14. Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Составление сводных описей за год, дел постоянного хранения на основании описей дел отраслевых (функциональных) органов администрации (спустя два года после завершения их делопроизводством). Подготовка и передача дел в архивный отдел администрации. Составление актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке.
15. Организация работы с информацией ограниченного распространения и ведение делопроизводства документов ограниченного распространения, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну.
16. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, возложенные на общий отдел администрации распоряжениями администрации Сосновоборского городского округа.
Общий отдел работает в тесном взаимодействии с другими отраслевыми (функциональными) органами администрации, в том числе с правами юридического лица, Советом депутатов, органами исполнительной власти, предприятиями, организациями, учреждениями, независимо от форм собственности по вопросам, касающихся делопроизводства.
