Начальник отдела - Уварова Наталья Васильевна
ул. Молодежная, д.36А тел. 2-16-13
Архивист – Соболь Юлия Викторовна
ул. Молодежная, д.36А тел. 4-23-53
Архивист - Волкова Анжелика Евгеньевна
ул. Молодежная, д.36А тел. 4-23-53
Архивный отдел администрации свою работу осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19, Областным законом от 29.12.2005г. № 124-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела», а также принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Ленинградской области, Уставом муниципального образования, решениями главы администрации, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Архивного управления Ленинградской области, Положением об отделе.
Адрес: г. Сосновый Бор, ул. Молодежная, д.36А
Режим работы: с 8-48 до 18-00 (понедельник-четверг), с 8-48 до 17-00 (пятница)
Прием граждан: понедельник,среда
Функции и задачи:
- обеспечение сохранности и учет архивных документов и архивных фондов, подлежащих постоянному и длительному хранению;
- комплектование отдела документами, имеющими социальное, экономическое, историческое, культурное, научное и политическое значение для муниципального образования;
- организационно-методическое руководство и контроль за состоянием архивных документов, организацией работы с документами администрации города, органов местного самоуправления, муниципальных и прочих организаций, являющихся, в том числе, источниками комплектования архивного отдела;
- организация и проведение методической и практической работы по экспертизе документов, подлежащих постоянному хранению в администрации города, органах местного самоуправления, муниципальных и прочих организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела;
- информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию;
- осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при наделении ими Правительством Ленинградской области администрации города в установленном порядке;
- представляет в установленном порядке учетные данные в Архивное управление Ленинградской области;
- отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ленинградской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных и прочих организаций, являющихся источниками комплектования;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ленинградской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Ленинградской области;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
- проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- отдел по распоряжению главы городской администрации может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан;
- организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в архивный отдел , в т.ч.:
- составляет списки организаций – источников комплектования отдела, утверждаемых администрацией города и согласовываемых с Архивным управлением; систематически работает по их уточнению;
- осуществляет отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;
- проводит в установленном порядке экспертизу научной и практической ценности документов органов местного самоуправления в процессе делопроизводства и при подготовке документов к архивному хранению.
- проводит проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу в муниципальных учреждениях и организациях;
- ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и муниципальных учреждениях и организациях;
- рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассматривает и представляет в Архивное управление поступившие от организаций описи дел постоянного хранения;
- рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном Архивным управлением;
- изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт;
- оказывает организационно-методическую помощь, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами;
- разрабатывает и проводит мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, совершенствованию организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных муниципальных учреждений и организаций;
- создает и совершенствует научно-справочный аппарат, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве.
- информирует органы местного самоуправления, иные организации муниципального образования о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике;
- исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию;
- организует работу пользователей с документами, изготавливает копии документов по их запросам, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью;
- исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов;
- организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
